Modèle de facture de tutorat : une ligne par séance

Pour bien des propriétaires de centre, chaque mois finit de la même façon. Un modèle de facture de tutorat dans une fenêtre, le calendrier dans l’autre, et entre les deux, une soirée à refaire des factures à la main.

C’est la deuxième plainte la plus fréquente parmi les 172 plaintes publiques sur les logiciels de tutorat que nous avons lues : 34 portaient sur des factures qu’il faut monter à la main. Une propriétaire écrit que chaque mois, elle a l’impression de réapprendre à faire ses factures (l’avis). Une autre décrit une facturation qui n’était pas liée aux séances réellement données, si bien que l’équipe vérifiait encore chaque élève à la main (l’avis).

J’ai appris qu’un document qu’on refait chaque mois, c’est un processus que personne n’a jamais conçu. Concevons-le donc.

Partir des séances, pas de la mémoire

Une facture faite de mémoire part de ce que vous croyez qui s’est passé, alors qu’une facture faite à partir du calendrier part de ce qui s’est vraiment passé. Ce seul changement élimine la plupart des erreurs avant même qu’elles existent, parce que la séance de reprise glissée un mercredi est déjà au calendrier, tout comme l’annulation qui ne devrait pas être facturée.

Un modèle de facture de tutorat qui suit le calendrier

Voici la forme que j’utiliserais. Le haut de la facture dit qui et quand, puis chaque séance a sa propre ligne.

En haut : le nom et l’adresse de votre entreprise, le nom de la famille, le numéro de facture, la date de la facture, la période couverte et la date d’échéance.

Une ligne par séance :

En bas : le total, le forfait utilisé et ce qu’il en reste, ce qui est déjà payé, le solde dû, et comment payer.

La ligne de l’annulation tardive compte autant que les autres. Un parent qui voit la date et la raison la conteste rarement, alors qu’un parent qui voit « 4 séances, 220 $ » va demander lesquelles. Chaque ligne que vous écrivez, c’est une question à laquelle vous n’aurez pas à répondre plus tard.

Si vous vendez des forfaits, montrez ce qui a été utilisé sur la facture elle-même : « Forfait de 10 séances, 4 utilisées ce mois-ci, 3 restantes ». Le guide sur la facturation d’un centre de tutorat explique ce qui dérape quand le solde d’un forfait dérive, et ce qu’une facture doit montrer quand vous percevez bel et bien des taxes.

La routine de fin de mois, en quatre étapes

1. Tirez les séances données pendant la période, directement du calendrier.
2. Vérifiez les changements. Les annulations selon votre politique, les absences, les reprises, et tout tuteur ou tarif qui a changé en cours de mois.
3. Écrivez une ligne par séance, avec les forfaits qui diminuent et le solde restant bien visible.
4. Envoyez, puis inscrivez chaque paiement à la facture qu’il paie, le jour où il arrive.

L’étape 2, c’est celle qu’on saute quand le mois est chargé, et c’est celle qui devient un appel téléphonique le mois suivant.

Une facture de tutorat doit-elle inclure la TPS et la TVQ ?

Souvent, non, et ça vaut la peine de savoir pourquoi avant d’ajouter une ligne de taxes par habitude. Le mémorandum de l’Agence du revenu du Canada sur les cours particuliers et services équivalents traite les cours particuliers donnés à une personne dans un cours conforme à un programme d’études désigné par une administration scolaire, ou approuvé pour l’obtention de crédits, comme une fourniture exonérée. Il précise aussi que l’acquéreur de la fourniture peut être le père ou la mère de l’élève.

La page de Revenu Québec sur les fournitures exonérées explique ce que ça veut dire en pratique, et compte la plupart des services d’enseignement parmi ces fournitures. Vous ne percevez ni TPS ni TVQ sur une fourniture exonérée, vous ne pouvez pas demander de crédits de taxe sur les achats faits pour la fournir, et les fournitures exonérées ne comptent pas quand vous vérifiez si vous devez vous inscrire.

Tout ce que vend une entreprise de tutorat n’entre pas dans cette description. Un cours hors du programme scolaire, un cours pour adultes ou une activité récréative peuvent être traités autrement : relisez le mémorandum en pensant à vos propres programmes, et parlez-en à votre comptable avant de changer ce que vous facturez.

Garder la trace

Une facture, c’est aussi un registre. L’Agence du revenu du Canada demande de conserver vos registres et pièces justificatives pendant six ans après la fin de la dernière année d’imposition qu’ils concernent. Une facture qui énumère chaque séance avec sa date, c’est un registre que vous pouvez défendre des années plus tard, alors qu’un montant global, vous finirez par devoir le reconstituer.

Quand arrêter de monter vos factures à la main

Un modèle dans un chiffrier, c’est un bon point de départ. Les signes que vous l’avez dépassé sont faciles à voir : la facturation prend plus d’une soirée, les parents demandent quelles séances ils paient, les forfaits et les paiements ne concordent plus, et vous avez discrètement cessé de faire confiance à la colonne des soldes. Et un parent qui voit chaque ligne sur son propre écran cesse de demander quelles séances il paie, ce qui est exactement ce qu’un portail parents devrait répondre à votre place.

Dans Pillar OS, les factures se bâtissent à partir des séances elles-mêmes : chaque ligne dit quelle séance et quelles dates. Une famille est facturée avant ou après, à la semaine ou au mois, selon vos règles, et le jour de la facturation, chaque famille reçoit une seule facture pour tout ce qui est dû. Avant tout envoi, la liste À envoyer montre ce qui part et quand. C’est dans la facturation, et la page sur les factures montées à la main montre ce que les propriétaires nous ont dit. Une fois la facture juste, la question suivante, c’est de se faire payer, que traite l’article sur les frais de carte, le virement Interac et le paiement automatique.

La soirée de fin de mois n’est pas une loi de la nature. C’est un processus que personne n’a conçu, et tout processus qu’on n’a jamais conçu peut l’être.