Politique de confidentialité

1. À qui s’applique cette politique

Cette politique vise les visiteurs de notre site, les clients potentiels qui nous contactent et les entreprises de tutorat qui s’abonnent à Pillar OS (nos « Clients »).

Lorsqu’un Client utilise Pillar OS, il peut saisir des renseignements personnels concernant ses propres tuteurs, élèves et parents (les « Utilisateurs finaux »). Pour ces renseignements, c’est le Client qui décide des fins et des moyens du traitement et qui en est responsable ; nous agissons comme fournisseur de services qui les traite pour le compte du Client et selon ses instructions. Certains Utilisateurs finaux sont mineurs — il revient au Client d’obtenir tout consentement parental requis.

2. Renseignements personnels que nous recueillons

Selon la façon dont vous interagissez avec nous, nous pouvons recueillir :

• des coordonnées de compte — nom, nom de l’entreprise, adresse courriel, numéro de téléphone, rôle et identifiants de connexion ;
• des renseignements de facturation — votre forfait, vos relevés et votre historique de transactions. Les données de carte sont traitées par notre processeur de paiement ; nous ne conservons pas les numéros de carte complets ;
• le contenu du Client — les données saisies pour gérer son entreprise, comme les renseignements sur les élèves et les séances, les horaires, les notes, les messages et les fichiers. Ces données peuvent viser des personnes mineures ;
• des données d’utilisation et d’appareil — adresse IP, type de navigateur et d’appareil, pages consultées et actions effectuées, recueillies au moyen de témoins et d’outils d’analyse ;
• des communications — les messages que vous nous envoyez, les demandes de démonstration et de contact, et la correspondance de soutien ;
• des données d’intégration — les renseignements échangés avec les services tiers que vous choisissez de connecter (voir « Services et intégrations de tiers »).

3. Comment nous les recueillons

Nous recueillons des renseignements personnels directement auprès de vous (par exemple lorsque vous demandez une démonstration, créez un compte ou vous abonnez), automatiquement lorsque vous utilisez le site et la plateforme (au moyen de témoins et d’outils d’analyse), et auprès des intégrations tierces que vous connectez à Pillar OS.

4. Témoins et analyse

Nous utilisons des témoins essentiels au fonctionnement du site et, lorsqu’ils sont activés, des outils d’analyse comme Google Analytics et le pixel Meta pour comprendre l’achalandage et améliorer notre marketing. Vous pouvez gérer les témoins dans les réglages de votre navigateur, et lorsque la loi l’exige, nous demandons votre consentement avant de déposer des témoins non essentiels.

5. Comment nous utilisons les renseignements personnels

Nous utilisons les renseignements personnels pour :

• fournir, exploiter et entretenir Pillar OS et le site ;
• traiter les abonnements, les paiements et l’administration des comptes ;
• répondre aux demandes de démonstration, aux questions et au soutien ;
• communiquer avec vous au sujet de votre compte, des mises à jour du service et — avec votre consentement — du marketing ;
• sécuriser nos services, prévenir la fraude et les abus, et résoudre les problèmes ;
• améliorer et développer nos produits ; et
• respecter nos obligations légales et réglementaires.

6. Consentement et fondement juridique

Nous nous appuyons sur votre consentement pour recueillir, utiliser et communiquer des renseignements personnels aux fins décrites ici, ainsi que sur tout autre fondement permis par le droit canadien et québécois applicable. Selon le contexte, le consentement peut être exprès ou implicite. Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps, sous réserve de limites légales ou contractuelles et d’un préavis raisonnable, en nous contactant aux coordonnées ci-dessous ; le retrait du consentement peut nous empêcher de fournir certaines fonctionnalités.

7. Services et intégrations de tiers

Nous faisons appel à des fournisseurs et à des intégrations de confiance pour exploiter Pillar OS. Ceux-ci comprennent actuellement, ou peuvent comprendre :

• GoHighLevel — gestion de la relation client, marketing, messagerie et flux de paiement ;
• Zoom — visioconférence pour les séances en ligne ;
• Microsoft Teams et Google Meet — autres options de visioconférence pour les séances en ligne ;
• des fournisseurs d’hébergement infonuagique, de base de données et d’infrastructure qui stockent et servent les données de la plateforme ;
• des fournisseurs d’intelligence artificielle qui aident à générer des résumés de rapports de progrès à partir des notes des tuteurs ;
• des processeurs de paiement qui traitent les paiements d’abonnement et de transaction ; et
• des fournisseurs d’analyse, comme Google et Meta.

Chaque service tiers est régi par ses propres conditions et sa propre politique de confidentialité. Lorsque vous connectez une intégration ou utilisez une fonctionnalité qui en dépend, vous autorisez l’échange des renseignements personnels nécessaires à son fonctionnement. Nous ne communiquons que ce qui est raisonnablement nécessaire au fonctionnement du service.

Nos intégrations Zoom, Microsoft Teams et Google Meet servent uniquement à créer des liens de rencontre pour vos séances. Elles n’accèdent pas au contenu de vos rencontres, ne le stockent pas et ne le traitent pas, y compris les enregistrements, les transcriptions et les données des participants.

L’utilisation des renseignements reçus par l’entremise des portées Google Workspace respectera la politique relative aux données utilisateur de Google, y compris les exigences d’utilisation limitée (Limited Use).

8. Communication et divulgation

Nous ne vendons pas de renseignements personnels. Nous ne les communiquons que :

• à des fournisseurs de services et partenaires d’intégration qui les traitent pour notre compte, sous des obligations de confidentialité et de protection des données ;
• à un Client, lorsque les renseignements concernent ses Utilisateurs finaux ;
• avec votre consentement ou selon vos directives ;
• pour respecter la loi, une demande légale, ou pour protéger nos droits, nos utilisateurs ou le public ; et
• dans le cadre d’une fusion, d’une acquisition, d’un financement ou d’une vente d’actifs, avec des garanties appropriées.

9. Où vos renseignements sont stockés et traités

Pillar OS est hébergé chez des fournisseurs infonuagiques, et les renseignements personnels peuvent être stockés et traités au Canada, aux États-Unis ou dans d’autres territoires où nos fournisseurs exercent leurs activités. Lorsque des renseignements sont transférés ou consultés à l’extérieur du Québec ou du Canada, nous prenons des mesures raisonnables — y compris des garanties contractuelles et autres — pour qu’ils bénéficient d’un niveau de protection comparable, conformément au droit canadien et québécois applicable en matière de vie privée.

10. Conservation

Nous ne conservons les renseignements personnels que le temps nécessaire aux fins décrites ici, pour fournir le service et pour respecter des exigences légales, comptables ou de déclaration. Les Clients contrôlent la conservation du contenu qu’ils saisissent et peuvent l’exporter ou en demander la suppression. Lorsque des renseignements ne sont plus nécessaires, nous prenons des mesures raisonnables pour les supprimer ou les anonymiser.

11. Sécurité

Nous maintenons des mesures de protection administratives, techniques et physiques raisonnables destinées à protéger les renseignements personnels contre la perte, le vol et l’accès, l’utilisation ou la communication non autorisés. Aucune méthode de transmission ou de stockage n’est totalement sûre ; nous ne pouvons donc pas garantir une sécurité absolue.

12. Vos droits et choix

Sous réserve de la loi applicable, vous pouvez nous demander de :

• accéder aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet ;
• corriger des renseignements inexacts ou incomplets ;
• retirer votre consentement ou vous désabonner du marketing ;
• supprimer vos renseignements ; et
• recevoir certains renseignements dans un format technologique structuré et couramment utilisé (portabilité des données).

Si votre demande vise des renseignements qu’un Client a saisis au sujet d’un Utilisateur final, nous vous dirigerons vers ce Client. Pour exercer un droit, contactez-nous aux coordonnées indiquées à « Nous joindre ». Si notre réponse ne vous satisfait pas, vous pouvez vous adresser à la Commission d’accès à l’information du Québec ou au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada.

13. Renseignements sur les enfants et les élèves

Pillar OS est un outil d’affaires utilisé par des organisations de tutorat, dont certaines servent des personnes mineures. Nous ne recueillons pas sciemment de renseignements personnels directement auprès d’enfants au moyen du site. Lorsqu’un Client consigne des renseignements sur un élève mineur, il lui revient d’informer un parent ou un tuteur et d’obtenir son consentement conformément à la loi, et nous traitons ces renseignements à titre de fournisseur de services pour le compte du Client.

14. Traitement automatisé et fonctionnalités d’IA

Pillar OS comprend des fonctionnalités qui utilisent l’intelligence artificielle — par exemple, transformer les notes de séance d’un tuteur en une ébauche de résumé de rapport de progrès. Ces résultats visent à assister les personnes, non à les remplacer, et devraient être révisés avant utilisation. Nous ne les utilisons pas pour prendre, sans intervention humaine, des décisions produisant des effets juridiques ou d’autres effets importants concernant une personne.

15. Modifications de cette politique

Nous pouvons mettre à jour la présente politique de confidentialité de temps à autre. Le cas échéant, nous réviserons la date de « Dernière mise à jour » ci-dessus et, s’il y a lieu, fournirons un avis additionnel. Votre utilisation continue de Pillar OS ou du site après une mise à jour vaut acceptation de la politique révisée.

16. Nous joindre

Pour toute question relative à cette politique, pour joindre la personne responsable de la protection des renseignements personnels chez Kalbot Solutions, ou pour exercer vos droits, contactez-nous :