La plateforme
Tout ce sur quoi une entreprise de tutorat fonctionne, en un seul système.
Six piliers puissants seuls et imbattables ensemble. Fini les exports entre des outils qui n’étaient pas faits pour se parler.
app.pillaros.ca
Horaires et réservation
Un seul calendrier pour chaque cours, séance et tuteur.
Gérez cours de groupe, séances individuelles et programmes récurrents depuis un seul calendrier. Ouvrez vos vraies disponibilités aux familles et laissez réservations, rappels et vérifications de conflits se gérer seuls.
- Réservation autonome par les familles. Les parents réservent les plages libres depuis un portail à votre image — sans jeu de téléphone ni double saisie.
- Groupes et individuels réunis. Capacité, listes d’attente et séances récurrentes vivent sur le même calendrier.
- Rappels automatiques. Les rappels par courriel et SMS réduisent les absences sans lever le petit doigt.
- Anti-conflits. Les conflits de tuteur et de salle sont détectés avant qu’ils n’arrivent.
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Facturation et paiements
Une facturation qui se réconcilie toute seule.
Factures, forfaits et abonnements qui se suivent d’eux-mêmes — par carte ou hors ligne — avec synchronisation bidirectionnelle GoHighLevel pour que votre CRM ne soit jamais déphasé.
- Forfaits et abonnements. Vendez des blocs de séances ou des forfaits récurrents et laissez les crédits se décompter automatiquement.
- Carte et méthodes hors ligne. Encaissez par carte en ligne, ou consignez comptant et virements — le tout réconcilié dans un seul registre.
- Synchronisation bidirectionnelle GoHighLevel. Paiements et contacts restent exacts dans votre CRM sans double saisie.
- Reçus automatiques. Les familles reçoivent des reçus clairs ; vous obtenez un portrait des revenus en temps réel.
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Portail parents et élèves
Un point d’ancrage à votre image pour chaque famille.
Un seul endroit où les familles réservent, paient, vous écrivent et suivent les progrès de leur enfant — pour que les textos « c’est quand ma séance ? » cessent.
- Votre marque, vos couleurs. Le portail arbore votre logo et votre palette — on dirait votre entreprise, pas la nôtre.
- Réserver, payer, écrire. Tout ce dont un parent a besoin en une seule connexion, sur tout appareil.
- Les progrès en un coup d’œil. Historique des séances, notes et rapports gardent les parents informés en confiance.
- Moins de questions à la réception. Des réponses en libre-service, donc moins d’interruptions pour votre équipe.
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Gestion des tuteurs
Le bon tuteur pour chaque élève.
Associez les tuteurs aux matières, gérez les disponibilités et attribuez automatiquement le tuteur le plus adapté à chaque élève — avec des heures prêtes pour la paie.
- Jumelage par qualification. Seuls les tuteurs qui enseignent la matière apparaissent pour l’attribution.
- Continuité par défaut. Les élèves gardent leur tuteur pour les prochaines réservations dans cette matière.
- Disponibilités et attribution. Rotation, moins chargé, manuel ou choix de l’élève — c’est vous qui décidez.
- Heures prêtes pour la paie. Les séances complétées se transforment directement en heures payables.
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Rapports de progrès par IA
Des rapports prêts pour les parents en un clic.
Transformez les notes rapides d’un tuteur en un résumé de progrès soigné, prêt pour les parents — dans votre langue, en quelques secondes.
- Notes en entrée, rapport en sortie. Les tuteurs écrivent quelques lignes ; Pillar OS rédige le résumé soigné.
- Dans votre langue. Les rapports sont générés dans la langue que lisent vos familles.
- À votre image et cohérents. Chaque famille reçoit une mise à jour professionnelle et uniforme.
- Une fidélisation qui compose. Les parents qui voient les progrès restent — et réfèrent.
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Communauté et messagerie
Tout le monde informé, au même endroit.
Fils par cohorte, annonces et clavardage en temps réel gardent tuteurs, élèves et parents alignés — finis les groupes de clavardage éparpillés.
- Fils par cohorte. Chaque cours obtient son espace pour mises à jour, ressources et bons coups.
- Publications riches et mentions. Partagez images, liens vidéo et mentionnez les bonnes personnes avec @.
- Messagerie en temps réel. Le personnel et les familles se joignent sans échanger de numéros.
- Des annonces qui portent. Informez toute une cohorte en une seule publication.
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Le système au complet
Tout le reste est aussi inclus.
Les six domaines ci-dessus forment la colonne vertébrale. Voici tout le reste que comprend déjà un seul abonnement Pillar OS, sans module à ajouter ni licence supplémentaire.
Analyses et rapports
- Tableaux de bord des revenus, de la fidélisation et de l’utilisation des tuteurs
- Une liste de veille des élèves à risque, avec des messages de relance rédigés par l’IA
- Taux de remplissage des programmes et analyse des séances
- Rapports financiers multisites, avec comparaison par établissement
- Un résumé hebdomadaire par IA de ce qui a vraiment bougé
- Exports CSV en un clic pour paiements, séances et paie
Argent et rentabilité
- Suivi des dépenses et des coûts, juste à côté des revenus
- Le vrai profit, pas seulement le chiffre d’affaires : revenus moins paie et dépenses
- Revenus récurrents mensuels et encaisse en attente d’un coup d’œil
- Remboursements gérés en crédits de séance, selon votre politique
- Paiements par versements pour les plus gros programmes
Tuteurs : recruter, former et payer
- Un babillard d’emplois intégré pour afficher des postes et jumeler les tuteurs qualifiés
- Un module de formation par rôle, avec capsules vidéo
- Des périodes de paie avec génération des versements en un clic
- Export T4A et de la rémunération en CSV pour la saison des impôts
- Disponibilités avec temps de déplacement, demandes de congé et exceptions par date
Une bibliothèque d’apprentissage pour les familles
- Cours, leçons et documents dans le portail des familles
- Une visionneuse protégée et filigranée pour que le contenu payant ne se copie pas
- Un tuteur d’étude IA qui répond aux élèves à partir de vos propres leçons
- Vendez un cours ou un seul document, ou intégrez-le à un forfait
Programmes, cohortes et votre catalogue
- Cohortes multisections avec capacité, listes d’attente et horaires générés
- Blocs de crédits, séances à la carte, abonnements et documents ponctuels dans un seul catalogue
- Une page catalogue publique à votre image
- Une inscription intégrable à même votre propre site web
Des automatisations qui gèrent vos communications
- 16 automatisations bilingues par SMS et courriel : rappels, confirmations, reçus, alertes de crédits bas et de paiement échoué, bienvenues et plus
- Un panneau « à surveiller » qui fait ressortir exactement quoi traiter aujourd’hui
- Messages d’équipe et salle commune du centre, à côté de la messagerie aux familles
Faites croître votre centre
- Un catalogue public indexé par les moteurs de recherche qui vous amène des inscriptions
- Un agent conversationnel IA de qualification des prospects pour votre propre site web
- Les prospects captés sur votre site arrivent directement dans votre pipeline et votre CRM
Conçu pour le Canada, et pour la confiance
- Entièrement bilingue anglais et français québécois, écrit nativement
- TPS et TVQ sur chaque facture, et un processus d’export et d’effacement conforme à la Loi 25
- Consentement conforme à la LCAP à chaque inscription, données hébergées au Canada
- Permissions par rôle, journal d’audit, et une appli installable qui fonctionne hors ligne
Gérez toute votre entreprise de tutorat au même endroit.
Réservez une démo de 20 minutes. On adapte Pillar OS à votre façon de travailler et on s’occupe de la migration.