La plateforme
Remplacez 5 applis par 1 seul logiciel de gestion de tutorat.
Le calendrier, les factures et les paiements, la paie des tuteurs, les messages aux familles et les devoirs partagent les mêmes dossiers : plus rien à recopier d’un outil à l’autre.
Mesurez-le Votre centre a-t-il eu un bon mois ? Faites votre bilan avec l’outil gratuit. ›
Quelques-uns de nos centres
Centre de Francisation et de Tutorat au Québec
Coeur de Tuteur
Lingua Franca Institute
Mentors Éducation
OnCourse Education
Top Tutorat
Tuteur Match
Tutorat au Top
app.pillaros.ca
Horaires et réservation
Logiciel d’horaires de tutorat : toute une session de séances hebdomadaires en 1 étape.
Choisissez une fois les jours, l’heure et le nombre de séances. Les conflits de tuteurs et de salles apparaissent avant d’enregistrer, et séances individuelles et cours de groupe partagent 1 seul calendrier.
- Réservation autonome par les familles. Les parents réservent eux-mêmes les plages libres dans un portail à votre image. Fini les allers-retours au téléphone et la double saisie.
- Groupes et séances individuelles, ensemble. La capacité, les listes d’attente et les séances récurrentes se gèrent dans le même calendrier.
- Rappels automatiques. Les rappels par courriel et par texto réduisent les absences, sans que personne ait à lever le petit doigt.
- Anti-conflits. Les conflits de tuteur et de salle sont détectés avant qu’ils n’arrivent.
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Facturation et paiements
Logiciel de facturation de tutorat : la facture de chaque famille en 1 clic.
Les factures se bâtissent à partir des séances données, une ligne par séance avec sa date. Vérifiez-les sur un seul écran, envoyez-les toutes d’un coup, et les rappels s’arrêtent dès que le paiement est inscrit.
- Forfaits et abonnements. Vendez des blocs de séances ou des abonnements mensuels, et les crédits se déduisent d’eux-mêmes. Pas de forfaits chez vous? Désactivez les crédits.
- Carte, virement, chèque ou comptant. Acceptez la carte en ligne, ou notez les virements, les chèques et l’argent comptant. Chaque paiement est inscrit au même endroit, avec son reçu.
- Chaque facture, avant l’envoi. La liste « À envoyer » montre chaque facture en attente : pour qui, ce qu’elle contient et le jour où elle part. Envoyez-la tout de suite ou laissez-la partir à sa date.
- Vous facturez déjà ailleurs?. Activez la facturation hors de Pillar : les factures sont quand même créées pour vos dossiers, mais aucune famille ne reçoit de courriel et aucune carte n’est débitée.
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Portail parents et élèves
Un portail parents qui répond aux familles 24 h sur 24, à la place de votre boîte de courriel.
Les familles réservent, déplacent ou annulent selon vos règles, paient leurs factures, écrivent au tuteur et reçoivent les séances de chaque enfant dans le calendrier de leur téléphone, à toute heure.
- Votre marque, vos couleurs. Le portail arbore votre logo et vos couleurs : on dirait votre entreprise, pas la nôtre.
- Réserver, payer, écrire. Tout ce dont un parent a besoin, avec un seul compte, sur n’importe quel appareil.
- Les progrès en un coup d’œil. L’historique des séances, les notes et les rapports tiennent les parents bien au courant.
- Moins de questions à la réception. Des réponses en libre-service, donc moins d’interruptions pour votre équipe.
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Gestion des tuteurs
Gestion des tuteurs : la paie se calcule à partir des séances données, 0 heure à retaper.
Le taux de chaque tuteur par mandat, les primes et les heures viennent directement du calendrier, 1 ligne par tuteur, et le fichier part chez votre comptable.
- Jumelage par qualification. Seuls les tuteurs qui enseignent la matière vous sont proposés.
- Continuité par défaut. Les élèves gardent leur tuteur pour les prochaines réservations dans cette matière.
- Disponibilités et attribution. En rotation, au tuteur le moins chargé, à la main ou au choix de l’élève : c’est vous qui décidez.
- Heures prêtes pour la paie. Les séances terminées deviennent directement des heures à payer.
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Rapports de progrès par IA
Des rapports de progrès en quelques secondes, en 2 langues, à partir des notes du tuteur.
Le tuteur note quelques mots après chaque séance, et Pillar OS en fait un résumé clair pour la famille, en français ou en anglais.
- Notes en entrée, rapport en sortie. Les tuteurs écrivent quelques lignes ; Pillar OS rédige le résumé soigné.
- Dans votre langue. Les rapports sont générés dans la langue que lisent vos familles.
- À votre image et cohérents. Chaque famille reçoit un compte rendu professionnel, toujours dans le même format.
- Une fidélisation qui fait boule de neige. Les parents qui voient les progrès restent, et vous recommandent.
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Cours et bibliothèque
Création de cours pour tuteurs : leçons, fiches et vidéos en 1 seul endroit entre les séances.
Montez des leçons à partir de blocs simples, ajoutez fiches et liens vidéo, et donnez chaque cours à tous vos élèves, à certains ou à ceux d’un programme.
- Des leçons faites de blocs. Titres, paragraphes, listes, exemples résolus et astuces, avec un lien vidéo ou PDF et les fichiers qui vont avec.
- En brouillon jusqu’à la publication. Cours et leçons restent en brouillon tant que vous ne les publiez pas, et l’aperçu montre exactement ce que l’élève verra.
- Vous choisissez qui y a accès. Ouvrez un cours à tous les élèves, assignez-le à certains, ou associez-le à un programme pour que chaque inscrit le reçoive.
- Vendez un cours ou une fiche. Vendez un cours ou un seul document à l’unité ou par abonnement, dans le même catalogue que vos séances.
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Devoirs
Des devoirs remis en 1 photo et corrigés avant la prochaine séance.
Le tuteur donne les devoirs pendant la séance, l’élève les remet en photo ou en PDF, et la famille reçoit un courriel quand ils sont donnés, puis corrigés.
- Donnés pendant la séance. Nommez le devoir, ajoutez des consignes, une fiche ou des questions, et fixez la remise à la prochaine séance. En groupe, chaque élève reçoit sa propre copie.
- Remis depuis un téléphone. L’élève prend une photo ou ajoute un PDF dans le portail. Un parent peut le remettre pour un enfant plus jeune.
- Corrigés au même endroit. Le tuteur voit les devoirs à corriger, triés selon la prochaine séance de chaque élève, et renvoie les pages corrigées, une note, ou les deux.
- La famille toujours au courant. La famille reçoit un courriel quand un devoir est donné et quand il est corrigé, en français ou en anglais, et le tuteur reçoit un courriel à 7 h les jours où de nouveaux devoirs lui ont été remis.
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Communauté et messagerie
Remplacez le groupe WhatsApp : 1 fil par cours pour tuteurs, élèves et parents.
Des annonces à tout le monde et du clavardage en temps réel, directement dans Pillar OS.
- Fils par cohorte. Chaque cours a son propre espace pour les nouvelles, les ressources et les bons coups.
- Images, vidéos et mentions. Partagez des images et des liens vidéo, et mentionnez les bonnes personnes avec @.
- Messagerie en temps réel. Le personnel et les familles se joignent sans échanger de numéros.
- Des annonces qui portent. Informez toute une cohorte en une seule publication.
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Le système au complet
Tout le reste est aussi inclus.
Les huit domaines ci-dessus forment le cœur du système. Voici tout le reste que comprend déjà un seul abonnement Pillar OS, sans module à ajouter ni licence supplémentaire.
Analyses et rapports
- Tableaux de bord des revenus, de la fidélisation et de l’utilisation des tuteurs
- Une liste de surveillance des élèves à risque, avec des messages de relance rédigés par l’IA
- Taux de remplissage des programmes et analyse des séances
- Rapports financiers multisites, avec comparaison par établissement
- Un résumé hebdomadaire, rédigé par l’IA, de ce qui a vraiment changé
- Exports CSV en un clic pour paiements, séances et paie
Argent et rentabilité
- Suivi des dépenses et des coûts, juste à côté des revenus
- Le vrai profit, pas seulement le chiffre d’affaires : revenus moins paie et dépenses
- Revenus récurrents mensuels et paiements en attente, d’un coup d’œil
- Remboursements gérés en crédits de séance, selon votre politique
- Paiements par versements pour les plus gros programmes
Tuteurs : recruter, former et payer
- Un babillard d’emplois intégré pour afficher des postes et trouver les tuteurs qualifiés qui y correspondent
- Un module de formation par rôle, avec capsules vidéo
- Des périodes de paie, avec les paiements aux tuteurs préparés en un clic
- Export CSV des T4A et de la rémunération pour la période des impôts
- Disponibilités avec temps de déplacement, demandes de congé et exceptions par date
Une bibliothèque d’apprentissage pour les familles
- Cours, leçons et documents dans le portail des familles
- Des leçons et des questions de pratique rédigées avec l’IA, vérifiées par une personne avant que quiconque les voie
- Des devoirs donnés pendant la séance, remis depuis un téléphone et corrigés avant la suivante
- Une visionneuse filigranée, en consultation seulement, pour le contenu par abonnement : ni téléchargement ni impression
- Vendez un cours ou un seul document, ou intégrez-le à un forfait
Programmes, cohortes et votre catalogue
- Cohortes à plusieurs sections, avec capacité, listes d’attente et horaires créés automatiquement
- Blocs de crédits, séances à la carte, abonnements et documents vendus à l’unité dans un seul catalogue
- Une page catalogue publique à votre image
- Un formulaire d’inscription à intégrer à votre propre site web
Des automatisations qui gèrent vos communications
- Des automatisations bilingues par courriel et texto : rappels, confirmations, reçus, rappels de paiement, alertes de crédits faibles, courriels de devoirs et plus
- Un panneau « À surveiller » qui montre exactement ce qu’il faut régler aujourd’hui
- Messages d’équipe et salle commune du centre, à côté de la messagerie aux familles
Faites croître votre centre
- Un catalogue public indexé par les moteurs de recherche qui vous amène des inscriptions
- Un agent conversationnel IA qui qualifie les prospects sur votre propre site web
- Les prospects captés sur votre site arrivent directement dans votre pipeline et votre CRM
Conçu pour le Canada, et pour la confiance
- Entièrement bilingue, en anglais et en français du Québec, rédigé directement dans chaque langue
- TPS et TVQ sur chaque facture, et un processus d’exportation et d’effacement des données pour les demandes liées à la Loi 25
- Consentement conforme à la LCAP à chaque inscription, et la base de données de votre centre hébergée à Montréal
- Permissions par rôle, journal d’audit, et une appli installable qui fonctionne hors ligne
Ce qui tient dans le temps
Ça continue de fonctionner, même quand personne ne surveille.
- Le calendrier refuse les conflits
Aucune séance n’est réservée en double : les chevauchements sont bloqués avant l’enregistrement.
- Chaque facture est suivie
Les rappels partent avant l’échéance, le jour même et après, et cessent dès que la facture est payée.
- Aucun élève ne décroche sans qu’on le voie
Tout élève sans séance depuis 4 semaines vous est nommé, avec un message de relance rédigé.
Gérez toute votre entreprise de tutorat au même endroit.
Gratuit pendant 14 jours, sans carte. On transfère pour vous vos élèves, vos familles et vos tuteurs.
