Horaires et réservation

Logiciel d’horaires de tutorat : toute une session de séances hebdomadaires en 1 étape.

Choisissez une fois les jours, l’heure et le nombre de séances. Les conflits de tuteurs et de salles apparaissent avant d’enregistrer, et séances individuelles et cours de groupe partagent 1 seul calendrier.

Mesurez-le Combien d’heures de tuteurs payées les absences vous ont-elles coûté le mois dernier ? Calculez votre propre chiffre. ›

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Quelques-uns de nos centres

Centre de Francisation et de Tutorat au Québec
Coeur de Tuteur
Lingua Franca Institute
Mentors Éducation
OnCourse Education
Top Tutorat
Tuteur Match
Tutorat au Top

Pourquoi ça arrive

Pourquoi un centre en croissance a besoin de détection de conflits, pas juste d’un calendrier

Un tuteur qui travaille seul avec un calendrier mural fait rarement de doubles réservations. Ajoutez un deuxième tuteur, une salle partagée et un cours de groupe qui atteint sa capacité, et un simple calendrier se met à laisser passer des chevauchements que personne ne remarque avant qu’une famille arrive dans une salle déjà occupée. Un logiciel d’horaires de tutorat doit vérifier tuteurs, salles et capacité des groupes à chaque réservation, avant qu’elle soit confirmée. Pillar OS le fait automatiquement, alors les conflits sont bloqués dès la réservation plutôt que découverts à la réception.

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Ce que fait Pillar

Réduisez les absences et rendez leurs après-midis à votre équipe.

Réservation autonome par les familles

Les parents réservent eux-mêmes les plages libres dans un portail à votre image. Fini les allers-retours au téléphone et la double saisie.

Groupes et séances individuelles, ensemble

La capacité, les listes d’attente et les séances récurrentes se gèrent dans le même calendrier.

Rappels automatiques

Les rappels par courriel et par texto réduisent les absences, sans que personne ait à lever le petit doigt.

Anti-conflits

Les conflits de tuteur et de salle sont détectés avant qu’ils n’arrivent.

Cours de groupe, séances individuelles et programmes récurrents sur un seul calendrier

La plupart des centres offrent un peu de tout : des séances individuelles chaque semaine, des cours de groupe avec un nombre maximal d’élèves et une liste d’attente, et de courts programmes récurrents comme un bloc de préparation aux examens. Pillar OS tient tout ça dans le même horaire : une capacité maximale et une liste d’attente pour les groupes, des séances qui se répètent pour les rendez-vous fixes. Pas besoin d’un outil pour les cours de groupe, d’un autre pour les séances individuelles, puis de faire concorder les deux à la main.

Laissez les familles réserver seules, et s’inscrire en ligne

Ouvrez vos vraies disponibilités aux parents et laissez-les réserver, reprogrammer et s’inscrire aux programmes depuis un portail à votre image, sur n’importe quel appareil. La réservation autonome et l’inscription en ligne, c’est moins d’appels à la réception, et plus besoin de recopier un formulaire dans le calendrier. Les plages que voient les familles sont réellement libres : Pillar OS vérifie la disponibilité des tuteurs et des salles au moment même où la famille en choisit une.

Des rappels qui réduisent discrètement les absences

Une séance réservée à laquelle personne ne se présente, c’est du temps de tuteur payé qui ne rapporte rien. Pillar OS envoie des rappels automatiques par courriel et par texto avant chaque séance, alors les familles sont averties sans que personne à votre bureau ait à les relancer. Et comme les familles peuvent déplacer une séance elles-mêmes, celle qui ne peut pas venir la déplace au lieu de la manquer.

Ce qui tient dans le temps

Ça continue de fonctionner, même quand personne ne surveille.

Les conflits sont refusés avant l’enregistrement
Chaque réservation est vérifiée selon le tuteur, le local et la capacité du groupe avant d’être confirmée : personne n’a à repérer un conflit après coup.
Les rappels partent tout seuls
Les rappels par courriel et par texto partent avant chaque séance, sans que personne à l’accueil n’ait à les envoyer.
Une famille déplace la séance au lieu de la manquer
Les familles déplacent leurs séances dans le portail, selon vos règles, sur les plages vraiment libres.

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