Facturation et paiements

Logiciel de facturation de tutorat : la facture de chaque famille en 1 clic.

Les factures se bâtissent à partir des séances données, une ligne par séance avec sa date. Vérifiez-les sur un seul écran, envoyez-les toutes d’un coup, et les rappels s’arrêtent dès que le paiement est inscrit.

Mesurez-le Combien d’argent dort dans vos factures impayées en ce moment ? Calculez votre propre chiffre. ›

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Quelques-uns de nos centres

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Pourquoi ça arrive

Ce qu’un logiciel de facturation pour le tutorat doit suivre

Facturer en tutorat, ce n’est pas envoyer une facture et passer à autre chose. C’est un forfait vendu en mars, utilisé séance par séance jusqu’en juin, payé en partie par carte et en partie par virement, pour une famille dont les deux enfants n’ont pas la même formule. Le logiciel doit suivre tout ça et vous dire, à tout moment, ce qui a été donné, ce qui a été payé et ce qui reste à payer. Pillar OS inscrit tout au même endroit et fait les comptes pour vous.

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Ce que fait Pillar

Fini la course aux paiements et les comptes faits à la main.

Forfaits et abonnements

Vendez des blocs de séances ou des abonnements mensuels, et les crédits se déduisent d’eux-mêmes. Pas de forfaits chez vous? Désactivez les crédits.

Carte, virement, chèque ou comptant

Acceptez la carte en ligne, ou notez les virements, les chèques et l’argent comptant. Chaque paiement est inscrit au même endroit, avec son reçu.

Chaque facture, avant l’envoi

La liste « À envoyer » montre chaque facture en attente : pour qui, ce qu’elle contient et le jour où elle part. Envoyez-la tout de suite ou laissez-la partir à sa date.

Vous facturez déjà ailleurs?

Activez la facturation hors de Pillar : les factures sont quand même créées pour vos dossiers, mais aucune famille ne reçoit de courriel et aucune carte n’est débitée.

Forfaits, abonnements et crédits, sans tableur

Vendez des blocs de séances ou des abonnements mensuels. Pillar OS déduit un crédit chaque fois qu’une séance est terminée, alors la famille voit toujours le bon solde et vous n’avez jamais à recompter un forfait à la main. Réserver une séance ne coûte pas de crédit; la terminer, oui. Un forfait peut avoir une date d’expiration, et les crédits non utilisés restent visibles au lieu de se perdre dans une note. Vous ne vendez pas de forfaits? Désactivez les crédits et il n’en est plus question nulle part.

Carte, virement, chèque ou comptant

Branchez votre propre compte Stripe pour accepter la carte, garder une carte au dossier, prélever automatiquement quand vous le permettez et étaler les gros programmes en plusieurs versements. Stripe Tax ajoute alors la TPS et la TVQ à la facture selon vos propres numéros d’inscription. Les familles qui paient par virement Interac, par chèque ou en argent comptant voient vos instructions de paiement sur chaque facture et chaque rappel, et vous indiquez le paiement reçu. Aucun fournisseur de paiement? Pillar envoie sa propre facture numérotée et son reçu. Tout est inscrit au même endroit, dans la langue de la famille, sans rien ressaisir dans un autre outil.

Chaque facture vérifiée avant de partir

La liste « À envoyer » montre toutes les factures qui attendent : la famille, les séances facturées, le jour et l’heure de l’envoi. Chaque famille reçoit une seule facture pour tout ce qu’elle doit. Envoyez-en une tout de suite, ou toutes d’un coup. Une facture impayée peut être annulée ou corrigée, les rappels partent selon votre calendrier, et les relevés annuels sont prêts pour les familles, les tuteurs et vous.

Vous facturez déjà ailleurs? Continuez ainsi.

Si votre centre facture et encaisse avec un autre outil, activez « Factures et reçus gérés hors de l’application » dans vos règles de facturation. Pillar crée quand même chaque facture avec ses lignes, pour que vos rapports restent justes, mais aucune famille ne reçoit de courriel, aucune carte n’est débitée et aucun rappel ne part. Il ne vous reste qu’à indiquer les paiements reçus. Les centres qui utilisent GoHighLevel peuvent le garder branché : paiements et contacts se synchronisent dans les deux sens.

Un tarif fixe, jamais une part de vos revenus

Certaines plateformes de tutorat prennent un pourcentage de chaque paiement, alors votre facture de logiciel grossit avec les séances que vous avez déjà données. Pillar OS demande un seul tarif fixe selon le nombre d’élèves actifs, et vous gardez 100 % de vos revenus. Les paiements passent par votre propre compte, et ce que vous facturez n’entre jamais dans notre prix.

Ce qui tient dans le temps

Ça continue de fonctionner, même quand personne ne surveille.

Les factures viennent des séances données
Chaque facture est établie à partir des séances terminées, une ligne par séance avec sa date : rien n’est facturé de mémoire.
Les rappels cessent dès le paiement
Les rappels de paiement suivent votre propre calendrier et cessent dès que le paiement est inscrit.
Rien ne part sans être vérifié
La liste À envoyer montre chaque facture en attente : pour qui, ce qu’elle contient et le jour où elle part.

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