Frais de carte, virement Interac : se faire payer en tutorat

Se faire payer pour du tutorat, ça devrait être la partie facile, que ce soit par carte de crédit ou par virement Interac. Vous avez donné la séance, la famille a accepté le prix, puis le mois finit et vous écrivez un troisième rappel poli à un parent qui voulait payer la semaine passée et qui a simplement oublié, encore une fois.

Quand nous avons lu 172 plaintes publiques sur les logiciels de tutorat, se faire payer est revenu plus souvent que tout le reste, dans 35 d’entre elles : les frais de carte, les fournisseurs de paiement imposés et les heures passées à relancer. Une tutrice raconte que des parents paient une séance sur deux et qu’il faut les relancer presque chaque fois (la discussion). Une autre propriétaire ne demandait qu’une chose à son logiciel : pouvoir être payée par virement plutôt que par carte (l’avis).

J’ai été ingénieur de procédés pendant treize ans, et d’après mon expérience, un problème d’argent est presque toujours un problème de circulation. Voici donc comment l’argent circule vraiment dans un centre de tutorat au Canada, et par où chaque façon de payer laisse fuir quelque chose.

Ce que coûte un paiement par carte de crédit à un centre de tutorat

La tarification standard de Stripe au Canada est de 2,9 % plus 30 cents par paiement réussi avec une carte canadienne, avec un peu plus pour une carte entrée à la main ou émise à l’étranger. Les autres fournisseurs publient leurs propres tarifs : vérifiez le vôtre sur sa propre page.

Sur une facture mensuelle de 250 $, ça représente 7,55 $, et 242,45 $ arrivent dans votre compte.

Sept dollars, ça ne paraît pas grand-chose tant qu’on ne multiplie pas. Quarante familles qui paient 250 $ par mois par carte, c’est 10 000 $ facturés et 302 $ de frais, soit 3 624 $ sur une année, et cet argent part sans que personne ait jamais décidé qu’il devait partir.

Au Québec, vous ne pouvez pas refiler les frais

C’est là que bien des propriétaires ont une surprise. Dans le reste du Canada, un commerçant peut ajouter des frais à un paiement par carte de crédit, à condition de ne pas dépasser ce que ça lui coûte réellement, jamais plus de 2,4 %, et d’en informer le réseau de cartes et le client avant le paiement. L’Agence de la consommation en matière financière du Canada explique ces conditions, et nomme la seule province où cette option n’existe pas.

Au Québec, l’Office de la protection du consommateur est clair. Un commerçant ne peut pas exiger de frais d’un consommateur qui paie par carte de débit ou de crédit, et une affiche près de la caisse n’y change rien. Accepter les cartes fait partie de vos frais d’exploitation.

Si votre centre est au Québec, les frais sont donc à votre charge. Intégrez-les à vos tarifs, ou offrez aux familles une façon de payer qui vous coûte moins cher et qu’elles aiment vraiment utiliser.

Le virement Interac coûte moins cher, mais c’est vous qui faites le lien

La plupart des familles savent déjà envoyer un virement Interac. Ce que ça coûte à votre entreprise dépend de votre institution financière et de votre forfait, et dans les grilles de frais d’entreprise que j’ai vues, c’est un montant fixe par virement ou un service inclus dans un forfait mensuel, pas un pourcentage de ce que la famille paie. Vérifiez votre propre grille plutôt qu’un chiffre lu sur un blogue, y compris celui-ci.

Interac offre maintenant la demande de fonds pour les entreprises, qui permet à une entreprise d’envoyer une demande de paiement plutôt que de l’attendre, par l’entremise des institutions participantes. Avec le dépôt automatique activé, l’argent arrive sans question de sécurité.

Le piège, c’est la partie que personne ne prévoit. Un virement arrive avec un nom et un court message, et quelqu’un doit trouver de quelle famille il vient, quelle facture il paie et s’il couvre le montant au complet. Faites ça pour quarante familles et vous venez de vous créer un deuxième emploi. Si vous acceptez les virements, mettez un numéro de facture court sur chaque facture, demandez aux familles de l’écrire dans le message, et inscrivez chaque paiement à sa facture le jour même.

Le paiement automatique, c’est ce qui arrête les relances

Les rappels aident, et les bons s’arrêtent d’eux-mêmes dès que le paiement est inscrit, pour que personne ne reçoive un rappel pour une facture déjà payée. Mais à mon avis, ce qui arrête vraiment les relances, ce n’est pas un meilleur rappel. C’est une carte au dossier avec paiement automatique pour les familles qui le veulent, parce que le paiement se fait le jour où il est dû et que le rappel n’a jamais besoin de partir.

Toutes les familles ne le veulent pas, et personne ne devrait y être poussé. Le but, c’est une option par défaut qui convient à la plupart, et une façon simple de payer pour toutes les autres.

Une formule qui convient à la plupart des centres

Peu importe votre combinaison, deux règles tiennent. Imprimez vos propres instructions de paiement sur chaque facture, pour que personne n’ait à demander comment payer. Et inscrivez chaque paiement de la même façon, peu importe comment il est arrivé, pour que le solde que voit le parent soit celui que vous voyez.

Pour savoir ce que les retards de paiement vous coûtent en ce moment, le calculateur de retards de paiement fait le calcul avec vos propres chiffres.

Ce que je mettrais en place cette semaine

1. Trouvez ce que votre fournisseur de paiement vous facture, sur sa propre page de tarifs, et multipliez par un mois normal.
2. Si votre centre est au Québec, retirez dès aujourd’hui tout frais de carte de vos factures.
3. Activez le dépôt automatique et mettez un numéro sur chaque facture.
4. Offrez le paiement automatique aux familles qui paient déjà le même montant chaque mois.
5. Programmez des rappels qui s’arrêtent dès qu’un paiement est inscrit.

Se faire payer, c’est un système, pas une question de caractère, et les familles qui paient en retard sont rarement le problème. La plupart attendent simplement que le système leur rende le paiement facile.

Dans Pillar OS, les familles paient comme vous le choisissez : votre propre compte Stripe ou Global Payments, ou encore virement Interac, comptant et chèque, avec vos instructions de paiement imprimées sur chaque facture et chaque rappel, et Pillar n’ajoute aucuns frais à ceux de votre fournisseur de paiement. C’est dans la facturation et les paiements, et la page relancer les paiements montre ce que les propriétaires nous ont dit et comment c’est réglé. Pour ce qu’une facture doit montrer au départ, commencez par le modèle de facture de tutorat et par le guide sur la facturation d’un centre de tutorat.