Combien payer un tuteur, et ce qu’une séance vous laisse

Le plus gros chiffre de votre entreprise a été fixé à la hâte. Vous avez embauché votre première tutrice un mardi après-midi et elle a demandé combien ça payait et vous avez dit trente dollars de l’heure parce que ça semblait juste et que c’est ce que vous aviez entendu, et trois ans plus tard, le taux est encore de trente dollars de l’heure et chaque séance donnée chez vous découle de cette seule décision.

Le prix, lui, a connu un autre sort. Vous l’avez fixé une fois, vous l’avez monté deux fois quand le loyer a augmenté, et vous n’avez jamais mis le prix et le taux sur la même feuille pour regarder ce qui restait entre les deux. S’il y a une chose que treize ans en ingénierie de procédés m’ont apprise, c’est que le chiffre dont personne n’est responsable est le chiffre qui dérive.

Ce qu’une séance laisse vraiment

Prenez une séance vendue 55 $ pour laquelle le tuteur touche 25 $. La plupart des propriétaires s’arrêtent là et appellent ça une marge de 30 $, et c’est ce calcul qui garde une entreprise pauvre. Trois autres mains se servent dans ces 55 $ avant vous.

Donc une séance qui avait l’air de laisser 30 $ en laisse 23,93 $. Maintenant, multipliez. À 240 séances facturées par mois, ça donne environ 5 744 $, et si les coûts fixes sont de 4 500 $, il reste environ 1 244 $ à la fin du mois. Le seuil de rentabilité est à 189 séances. En dessous, chaque mois, vous prêtez de l’argent à l’entreprise, et au-dessus, chaque séance rapporte près de vingt-quatre dollars bien réels.

Ce sont les chiffres d’exemple du calculateur de paie et de marge, et tout l’intérêt du calculateur est de les remplacer par les vôtres, parce que la structure est la même dans tous les centres, mais jamais les chiffres.

Les trois coûts qui se cachent derrière le taux

Les charges sur la paie. Si vos tuteurs sont des employés, le taux n’est pas ce qu’ils coûtent. Revenu Québec énumère ce qu’un employeur paie en plus des salaires, les cotisations de l’employeur au RRQ, les cotisations au RQAP, le Fonds des services de santé, la cotisation relative aux normes du travail et le Fonds de développement et de reconnaissance des compétences de la main-d’œuvre, et la prime de la CNESST se paie séparément. Le pourcentage dépend de votre masse salariale et de l’année, alors demandez le vôtre à votre comptable et entrez-le dans le calculateur. Douze pour cent, c’est l’exemple, pas une promesse.

La question du travailleur autonome. Bien des centres paient leurs tuteurs comme travailleurs autonomes et mettent zéro sur cette ligne, et certains ont raison. Le guide de l’ARC sur le statut d’employé ou de travailleur indépendant examine qui contrôle le travail, qui fournit les outils, si le travailleur peut sous-traiter et qui porte le risque financier, et au Québec, la question repose sur l’existence d’un lien de subordination au sens du Code civil. Si vous vous trompez, le guide est clair sur les conséquences. Un employeur qui a omis de retenir les cotisations paie à la fois sa part et celle de l’employé, plus une pénalité et des intérêts. Je ne suis pas votre comptable et ceci n’est pas un avis. Mon opinion, c’est qu’un tuteur qui travaille selon votre horaire, dans votre local, avec votre matériel, à votre taux, a moins l’air d’un travailleur autonome que la plupart des propriétaires ne le pensent, et que la version prudente du calculateur met un chiffre dans cette case.

La carte. Le tarif publié de Stripe au Canada est de 2,9 % plus 30 cents par transaction, avec un supplément pour les cartes internationales ou une conversion de devise. Sur une séance à 55 $, ça fait environ 1,90 $, et les 30 cents sont par transaction, pas par séance, ce qui est un argument discret en faveur des blocs. Une famille qui paie dix séances d’un coup paie les 30 cents une fois. Le virement Interac vous coûte le temps de l’associer à la bonne facture, ce qui n’est pas gratuit non plus, mais ça relève d’une autre ligne.

La chaise vide. Quand vous ne facturez pas une absence, vous payez quand même le tuteur. Si une séance sur vingt finit comme ça, les dix-neuf séances facturées paient pour la vingtième, et ça fait 1,47 $ sur chacune d’elles dans l’exemple ci-dessus. Ça a l’air petit, et c’est la seule ligne du tableau qui dépend entièrement de votre politique d’absence. L’article sur les absences explique comment la réduire.

Le prix et le volume ne sont pas le même levier

Les propriétaires qui sentent la pression misent sur le volume. Plus d’élèves, plus de séances, un deuxième local. Faites d’abord les calculs, parce que les deux leviers n’ont pas la même force.

Dans l’exemple, monter le prix de 55 $ à 60 $ fait passer le mois d’environ 1 244 $ à environ 2 409 $, parce que les cinq dollars de plus vous reviennent presque entièrement. Les frais de carte en prennent quinze cents, et le tuteur, rien. Pour obtenir les mêmes 1 165 $ par le volume, il vous faudrait environ 49 séances facturées de plus par mois à l’ancien prix, soit une douzaine de nouveaux élèves à quatre séances chacun, qu’il faut trouver, évaluer, jumeler et garder. L’un des deux est une décision. L’autre est une saison de recrutement.

Le taux joue tout aussi fort dans l’autre sens. Faites passer le taux des tuteurs de 25 $ à 30 $ pour tout le monde, avec les mêmes 12 % par-dessus, et le même mois passe d’un surplus de 1 244 $ à un déficit de 171 $, et le seuil grimpe de 189 séances à 250. Je ne dis pas de ne pas augmenter la paie. Je dis qu’une augmentation est une décision de prix, et qu’elle doit figurer sur la même feuille.

Alors, combien payer un tuteur

Partez du prix, pas du taux du marché. Décidez ce que l’entreprise doit garder par séance pour couvrir les coûts fixes au volume de séances que vous faites vraiment, plus ce que vous voulez gagner, et ce qui reste est le plafond pour la paie et tout ce qui s’y ajoute. Ensuite, payez confortablement sous ce plafond, parce qu’un bon tuteur qui reste vaut plus que les deux dollars par séance que vous économiseriez avec un moins bon, et le roulement a un prix que ce tableau ne montre pas.

Payez selon les séances données, pas selon les heures de présence. Un taux qui varie selon le type de travail (un tuteur d’expérience en préparation aux examens à un montant, un débutant en aide aux devoirs à un autre), c’est une entreprise qui sait ce que chaque séance lui laisse. Un taux unique pour tout le monde, c’est une entreprise qui espère.

Et mettez la paie par écrit, là où le tuteur et vous pouvez la lire. Je crois qu’un tuteur devrait pouvoir voir exactement comment sa paie a été calculée (les séances, les heures, le taux) sur une seule ligne, et je crois que le propriétaire devrait pouvoir lire la même ligne avant que l’argent parte. La plupart des différends sur la paie dans un centre de tutorat viennent de deux personnes qui tiennent deux listes différentes.

En résumé

Mettez le prix et le taux sur la même feuille cette semaine, avec les trois coûts entre les deux. Demandez-vous ensuite ce qu’une séance laisse, et si les séances que vous donnez couvrent le loyer avec cette marge. Si ce n’est pas le cas, vous avez un problème de prix déguisé en problème de croissance, et aucun volume ne le règle.

Dans Pillar OS, tout ça se trouve dans la gestion des tuteurs, où la paie de chaque tuteur est calculée à partir des séances qu’il a vraiment données, heures et taux sur une seule ligne que vous relisez avant de verser la paie, et un taux peut être rattaché au tuteur ou au programme pour que la même personne soit payée différemment pour un travail différent. Le prix, lui, se gère dans la facturation. Le chiffre qui compte est celui qui se trouve entre les deux, et un chiffre dont personne n’est responsable est un chiffre qui dérive. Prenez celui-là en charge.